Pages Navigation Menu

Как нейронные сети и чат-боты избавят вас от офисной рутины

Как нейронные сети и чат-боты избавят вас от офисной рутины

17 мая конференц-зал белорусского офиса корпорации «Галактика» стал одной из 20 площадок, вместе собравших свыше 1000 участников конференции «Открытые дни DIRECTUM» в 15 городах СНГ. В Минске к этому событию присоединились руководители и IT-специалисты белорусских компаний, использующих или планирующих внедрить систему управления документооборотом «Галактика ECM на платформе DIRECTUM».

Несмотря на девиз конференции: «Строим цифровое настоящее», – докладчики не только делились опытом текущих проектов, но и заглядывали в будущее, говорили о задачах, которые станут актуальными завтра-послезавтра. А у слушателей была возможность не только задавать в чате вопросы докладчикам, но и предлагать в ходе опросов собственные прогнозы: сколько лет понадобится для того, чтобы та или иная технология «прописалась» на отечественных предприятиях.

Участники "Открытых дней DIRECTUM" в белорусском офисе "Галактики"

Ведущий эксперт-консультант белорусского офиса «Галактики» Инна Савосько обратила внимание на основные тренды, которые влияют на развитие подходов к управлению информацией во всем мире. Это и увеличение количества пользователей, которое уже превысило количество людей: ведь каждый из нас является пользователем нескольких систем и сервисов. Это и рост объемов данных – в т.ч. тех, что хранятся в разных системах, но могут быть использованы для решения одной задачи. Это и рост сложности организационной структуры компаний и их территориальной распределенности. Это и увеличение спектра задач, решаемых с помощью информационных технологий.

Эксперт рассказала об основных отличиях систем класса ECM (Enterprise Content Management) от обычного обмена документами в «расшаренных» папках и взаимодействия сотрудников с помощью электронной почты. Современные ECM-системы позволяют управлять электронными документами и, при необходимости, их бумажными оригиналами, записями, потоками работ, мультимедийным и веб-контентом, знаниями.

А эффекты от их внедрения затрагивают все стороны документо-ориентированного взаимодействия сотрудников. Документы больше не теряются, письма отправляются вовремя, исполнение поручений руководства ускоряется. Сроки подготовки договоров сокращаются в среднем в 4–6 раз, их согласование в срок – увеличивается в 2–2,5 раза, а время поиска нужного договора уменьшается в 8–10 раз.

Будущему ECM-систем в новом цифровом предприятии было посвящено выступление директора по маркетингу компании DIRECTUM Василия Бабинцева. Эксперт спрогнозировал, в каком направлении будут развиваться инструменты ECM, опираясь на нынешние тренды цифровой трансформации предприятий на основе мобильных технологий, облачных вычислений, интернета вещей, Больших данных, искусственного интеллекта и технологии блокчейн как элемента юридически значимого документооборота. Например, в ближайшие годы электронный документооборот охватит 100% сотрудников предприятий. Делопроизводители на предприятиях исчезнут. Руководители и полевые сотрудники будут активно использовать ECM не только в командировках, но и на совещаниях. Анализ и ранжирование документов будет проводиться с помощью искусственного интеллекта и др.

О том, как уже сегодня технологии искусственного интеллекта в ECM избавляют сотрудников компаний от бизнес-рутины, рассказал руководитель группы перспективного развития DIRECTUM Артем Пермяков. Он представил новое решение на основе искусственного интеллекта и машинного обучения DIRECTUM Ario. Это очередной шаг в сторону полностью интеллектуальной ECM. Решение исключает ручные операции на этапе первичной обработки и регистрации структурированных и неструкутрированных документов, с помощью нейронной сети определяя вид документа, реквизиты в его тексте и журнал, в котором он будет храниться.

Менеджер по работе с ключевыми клиентами DIRECTUM Роман Галинский в своем выступлении отметил, что последние пять лет, по данным TAdviser, использование систем CЭД/ECM постоянно растет. И одним из новых вызовов для разработчиков стало вовлечение в цифровое взаимодействие сотрудников, которые не имеют доступа к ПК, но могут решать рабочие задачи с помощью мобильных устройств. В частности, для этого можно использовать популярные мессенджеры, которыми пользуются сегодня практически все, от простых рабочих до владельцев предприятий, в сочетании с технологией чат-ботов. Эксперт показал, как решать с помощью чат-ботов «исходящие» задачи, такие как создание заявок, информирование о чрезвычайных ситуациях, запрос документов и т.п., а также «входящие» задачи: исполнение поручений, рассылка напоминаний, проведение опросов и т.д.

Руководитель по развитию направления «Акелон Услуги» Руслан Смаков сравнил бизнес с экосистемой. Ведь в любом бизнесе также есть среда обитания – это наша компания, сообщество – наши сотрудник, а также связи между ними – бизнес-процессы и коммуникации. На примере проекта в компании McDonald's эксперт показал, как улучшить функционирование этой экосистемы с помощью сервисной модели управления и внедрения «одного окна» – веб-портала для обработки обращений всех категорий пользователей. Этот подход ускоряет запуск новых розничных точек, обеспечивает их бесперебойную работу и сокращает затраты на их поддержку.

В завершающем выступлении ведущий эксперт-консультант «Галактики» Инна Савосько обратила внимание на важность интеграции информационных систем для решения задач компании. По мнению эксперта, передовые технологии искусственного интеллекта, чат-боты и др., которые обсуждались на конференции, можно также рассматривать как инструменты интеграции. Например, внедрение технологии распознавания образов позволяет интегрировать документы на бумажных носителях с их электронными копиями.

Чтобы интеграция принесла предприятию результат, эксперт предлагает ставить целью не просто объединение информационных систем, например, «Галактики» и SAP, а интеграцию конкретных бизнес-процессов, отслеживаемых этими системами. Процессов, в повышении эффективности которых заинтересовано предприятие. Для одних это может быть работа с договорами и коммерческими предложениями, для других – платежный календарь и бюджеты предприятия, для третьих – финансовый архив, для четвертых – работа с тендерами и т.д.

Конференция завершилась «живым» тестированием новых ECM-решений в демонстрационных зонах.

ЧТЗ-Уралтрак Первая грузовая Росэнергоатом СДС Казхром
Ангарский завод полимеров Транснефть ТольяттиАзот Газпром-КС АНХК